УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя Прибайкальского

районного суда Республики Бурятия

№ 26-о от 01 июля 2022 г.   

Регламент

организации деятельности Приемной

в Прибайкальском районном суде Республики Бурятия

1. Общие положения

1.1. Деятельность приёмной в Прибайкальском районном суде Республики Бурятия  (далее - Приемная) регламентируется на основании Положения о приемной Прибайкальского районного суда Республики Бурятия, утвержденного приказом председателя Прибайкальского районного суда РБ № 26-о от 01.07.2022 г. и настоящим регламентом.

1.2. Правовое регулирование отношений, связанных с организацией рассмотрения обращений граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, устанавливающими порядок судопроизводства,  полномочия и порядок деятельности судов, Федеральным законом от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации   о   деятельности   судов   в   Российской   Федерации» и  иными актами, регулирующими вопросы внутренней деятельности суда.

2. Организация приёма

2.1. Прием граждан (физических лиц), представителей юридических лиц, организаций, общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - прием граждан) производится в день их обращения помощником судьи, специалистом отдела делопроизводства в соответствии с графиком дежурства в специально отведенном месте в помещении районного суда, оснащенном необходимым имуществом и справочным материалом.

2.2. Прием граждан ведётся ежедневно в течение рабочего времени суда, установленного утвержденными председателем суда  Правилами внутреннего распорядка суда, без предварительной записи в порядке очередности обращения, за исключением отдельных категорий  граждан, имеющих в  соответствии с законодательством право на внеочередной прием.

При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность, доверенность на совершение соответствующего действия (для представителя заявителя) либо ордер адвоката.

2.3. При наличии технической возможности в интересах обеспечения защиты прав граждан ведение приёма может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чём граждане в обязательном порядке уведомляются до начала приема. 

2.4. Во время приема граждан, а также при их обращении по телефону  гражданам могут даваться устные разъяснения о подведомственности рассмотрения  интересующих их вопросов, порядке обращения, компетенции суда, порядке получения информации об итогах рассмотрения заявлений, жалоб, иных обращений, а также о форме заявления (искового, административного, жалобы), перечне документов, прилагаемых к заявлению (жалобе), порядке принятия заявления (заявления, жалобы) к производству суда, основаниях отказа в принятии, возвращении, оставлении без движения заявления (жалобы), предъявления встречного искового заявления, оплаты, освобождения, уменьшения государственной пошлины, представления отсрочки (рассрочки) ее уплаты, порядка выдачи копий судебных документов, вещественных доказательств, исполнительных документов, других вопросах судопроизводства, за исключением консультационных вопросов, касающихся оценки доказательств, влияющих на характер, объем правоотношений и т.п. вопросам.

2.5. Устные ответы и разъяснения на устные обращения граждан даются, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается устное разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

Для получения письменного ответа по итогам приёма гражданину предлагается письменно изложить смысл своего вопроса (предложения, жалобы).

2.6. Работники Приемной обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении названия должности, фамилии, имени, отчества адресата, названии суда.

2.7. Все материалы, полученные от граждан и представителей юридических лиц в ходе приёма, регистрируются в соответствии с инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде.

2.8. Работники Приемной несут непосредственную ответственность за надлежащее ведение приема.

В случае возникновения по причинам, связанным с организацией работы в суде, проблемных ситуаций, препятствующих предоставления лицу, обратившемуся в суд, запрашиваемой информации, выдаче запрашиваемых документов, принятии подаваемых им документов, работники Приемной суда обязаны принять максимально возможные меры для разрешения ситуации по существу, в том числе обратиться к работникам других структурных подразделений суда, председателю (заместителю председателя) суда.

2.9. Разрешение любых спорных ситуаций, возникающих в процессе взаимодействия Приёмной с другими структурными подразделениями суда, производится через начальника соответствующего отдела. Работники Приемной обязаны информировать начальника соответствующего отдела обо всех возникающих в процессе работы Приемной проблемных ситуациях.

2.10. В случаях, когда разрешение вопроса, с которым лицо обращается в суд, не входит в компетенцию данного суда, работники Приемной суда разъясняют, в какой суд следует обратиться с подобным вопросом либо сообщают, что данный вопрос не относится к компетенции судебной системы.

2.11. Работники Приемной не имеют права предоставлять кому бы то ни было следующую информацию:

о личных номерах телефонов руководителей и судей данного суда и других судов;

информацию, составляющую государственную, служебную, коммерческую тайну и иную охраняемую законом тайну, а также  другие, не подлежащие распространению сведения, ставшие известные им в связи с исполнением должностных обязанностей.

2.12. Работники Приемной не имеют права оказывать юридическую помощь лицам, обратившимся в суд, за исключением предоставления информации по вопросам оформления заявлений, жалоб, обращений, подаваемых в суд, порядка их подачи, порядка получения ответа или запрашиваемых документов.

2.13. При приеме обращений граждан не допускается возложение на граждан не предусмотренных законом обязанностей или ограничение возможности реализации их прав, в частности, не допускаются требования:

представления документов, не предусмотренных законодательством, предоставляющим гражданину право, на реализацию которого направлено заявление (жалоба, обращение);

исполнения гражданином обязанностей, не связанных с заявлением (жалобой, обращением), если это не предусмотрено федеральным законом;

реализации гражданином своего права только при условии реализации иных не связанных с ним прав, если это не предусмотрено федеральным законом;

уплаты сборов, оплаты услуг, не предусмотренных законом;

снятия копий с документов, если это не  предусмотрено законодательством;

обязательного заключения договоров, связанных с рассмотрением заявления (жалобы, обращения), если в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации подобные договоры заключаются в добровольном порядке;

обязательного использования гражданином при подаче заявлений бланков и иных типовых форм, выдаваемых судом, если это не предусмотрено федеральным законом;

совершения гражданином иных действий, не предусмотренных законодательством.

3. Приём документов

3.1. Работники Приемной принимают от лиц, обращающихся в суд документы, непосредственно приносимые ими в суд.

3.2. Работники Приемной обязаны проверить оформление обращений, подаваемых в суд, на соответствие общим требованиям к оформлению, а также нормам процессуального законодательства и в случае неверного оформления информировать об этом заявителя. Если недостаток в оформлении может быть исправлен немедленно, работники Приемной должны указать заявителю на эту возможность.

Обращения, содержащие  оскорбительные  выражения, не  поддающиеся прочтению либо оформленные на оборотной стороне бланков, обрывках бумаг, оформленные не надлежащим образом или не подлежащие подаче в данный суд, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника Приемной заявитель настаивает на подаче (принятии) указанных обращений.

Работник Приемной не имеет права принимать обращения, в которых в качестве адресата не указан данный суд.

3.3. Любое принимаемое обращение должно содержать следующую информацию: указание адресата (наименование данного суда);

фамилию, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем;

полный адрес (с указанием почтового индекса) места жительства или места нахождения заявителя, номера телефонов, адреса электронной почты;

наименование документа (заявление, жалоба, запрос и т.п.);

личную подпись заявителя или должностного лица организации, являющейся заявителем, или электронно-цифровую подпись;

дату обращения;

перечень документов, прилагаемых к заявлению.

В тексте тех категорий обращений (жалоб, обращений), которые в соответствии с нормами процессуального законодательства могут быть поданы только участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле; участниками производства по делам об административных правонарушениях), помимо перечисленной выше информации должно быть указано процессуальное положение заявителя.

3.4. Если заявитель просит ответ на подаваемое обращение или запрашиваемую копию (подлинник) документа (ов) не направлять почтой, а выдать на руки, либо отправить по другому адресу (другому лицу), это обязательно должно быть указано в принимаемом обращении.        

            3.5. Если в принимаемом обращении имеется список прилагаемых к нему документов, работники Приемной обязаны проверить соответствие приложений, указанных в списке, и только при условии наличия всех перечисленных приложений принять документ. В случае отсутствия каких-либо приложений работники Приемной должны предложить заявителю вычеркнуть отсутствующие приложения из списка и заверить данное исправление подписью заявителя. Обращение, в котором отсутствуют какие-либо приложения, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника Приемной  заявитель настаивает на подаче  (принятии) указанных обращений. При этом об отсутствии какого-либо документа или  приложения к обращению составляется акт в соответствии  с требованиями инструкции по судебному делопроизводству, один экземпляр которого выдается (направляется) заявителю, иные экземпляры приобщаются к  полученным документам и передается вместе с ними по принадлежности.

3.6. В случае, отказа заявителя  от внесения указанных исправлений в список приложений либо если отсутствие приложения установлено после принятия обращения, работники Приемной суда информируют об этом начальника  отдела и составляется акт о том, что соответствующее обращение принято без  указанных в нем приложений (акт составляется в соответствии с требованиями инструкции по судебному делопроизводству).

            3.7. Если обращение подписано представителем или защитником заявителя, работники            Приемной    суда обязаны:

проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего процессуального действия, а у защитника - ордера (для адвоката), постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом или доверенности от лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении;

в случае необходимости разъяснить обязательность приобщения к обращению ордера (для адвоката), заверенной копии постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом;

если доверенность (ее нотариально заверенной копии) по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда отсутствует в материалах дела, снять копию с подлинника или нотариально заверенной  копии доверенности, заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить ее к поданному обращению.

3.8. Документы, приносимые в дополнение к ранее поданным обращениям, могут быть приняты в Приемной только в том случае, если обращение, в дополнение к которому они представляются, поступило в суд и ещё не рассмотрено.

К документам, представляемым в дополнение к ранее поданным обращениям, должно быть приложено заявление с указанием на то, в  дополнение к какому именно обращению они представляются. В случае отсутствия такого заявления,  работник Приемной суда обязан указать заявителю на необходимость его составления. Без приобщения  указанного  заявления документы, представляемые в дополнение к ранее поданным обращениям, могут быть приняты только в том случае, если подаватель настаивает на их принятии без заявления. При этом работник Приемной  обязан  принять все возможные меры для установления обращения, в дополнение к которому представляются  поданные документы, но не может нести ответственности в случае неверного определения обращения, к которому надлежит приобщить поданные документы.

3.9. На принятом работником Приемной обращении проставляется штамп суда входящей корреспонденции с указанием текущей даты, который ставится на лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем углу, там же ставится входящий номер. Штамп входящей корреспонденции, заверенный подписью работника, принявшего обращение, по просьбе лица, представившего обращение в Приемную, ставится также на представленной им дополнительной копии данного обращения. Штамп не ставится  на других документах, даже если они подаются в дополнение к  ранее поданным обращениям без  приобщения к ним заявления, указанного в пункте 3.8.  настоящего  регламента.

3.10. Все принятые документы, в том числе поданные в дополнение к  ранее поданным обращениям, работник Приемной обязан зарегистрировать в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие» (ПИ «Документооборот и обращения граждан», ПИ «Судебная корреспонденция» и др.) и передать в  день приема по принадлежности по сформированному  и распечатанному из подсистемы ГАС «Правосудие» соответствующему  реестру передачи  документов или единому реестру учета входящей корреспонденции (в случае регистрации всей входящей корреспонденции в Приемной суда) под подпись лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием им занимаемой должности, а в исключительных случаях – не позднее 10.00 час. следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено инструкцией по судебному делопроизводству. Регистрация документов и передача их по  принадлежности осуществляется в строгом соответствии с требованиями инструкции по судебному делопроизводству.

При передаче документов по принадлежности в иные структурные  подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.

3.11. Документы, подаваемые по делам, назначенным к рассмотрению, работник приемной суда обязан незамедлительно зарегистрировать в подсистемах ГАС «Правосудие» и передать по реестрам по принадлежности.

3.12. Если лицо обращается с просьбой о приеме каких-либо документов по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, работник Приемной обязан разъяснить обратившемуся целесообразность разрешения соответствующего вопроса непосредственно в судебном заседании.

3.13. На каждом принятом обращении, поданному по конкретному делу (материалу), работником Приемной отдела делопроизводства кроме регистрационного номера ставится номер соответствующего дела/производства, если информация о нем имеется в подсистемах «ГАС Правосудие». Номер дела (материала) проставляется также при регистрации принятого обращения в подсистемах ГАС «Правосудие» и соответственно  - в реестрах.           

3.14. Если к обращению приложена квитанция об оплате государственной пошлины или заверенная копия платежного поручения об оплате государственной пошлины, об этом делается отметка (с обязательным указанием суммы уплаченной государственной пошлины) при регистрации данного обращения в подсистемах ГАС «Правосудие».

4. Выдача документов

4.1. Выдача документов работником приемной осуществляется на основании письменного обращения (заявления) гражданина, зарегистрированного в установленном инструкцией по судебному делопроизводству порядке.

Работник Приемной отдела делопроизводства при выдаче документов обязан проверить правильность оформления документа, выдаваемого судом, и только в случае надлежащего его оформления выдать данный документ.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть выданы. Работник Приемной обязан устранить недостатки в оформлении документа  самостоятельно либо возвратить документ для надлежащего оформления в соответствующее структурное подразделение суда.

4.2. Работник Приемной отдела делопроизводства несет ответственность только за  содержание самостоятельно подготовленного и выдаваемого документа лицам, обращающимся в суд, в том числе в части соответствия содержания документа информации, содержащейся в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие», он не несёт ответственности за содержание выдаваемого документа, если данный документ подготовлен в другом структурном подразделении суда.

4.3. Если документ может быть выдан только определенным категориям лиц, установленным    законом,    работник   Приемной    отдела    делопроизводства    обязан установить личность заявителя и определить его принадлежность к категории лиц, имеющей право на получение данного документа.

4.4. Если документ выдаётся представителю заявителя, работник Приемной отдела делопроизводства, помимо действий, указанных в пункте 4.3. регламента, должен:

проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего действия, при отсутствии таковой разъяснить необходимость её представления в Приемную;

если указана доверенность (ее нотариально удостоверенная копия) по данным соответствующих подсистем ГАС «Правосудие» или по  информации работников соответствующего структурного подразделения суда отсутствует в деле/материале, снять копию с подлинника (его нотариально удостоверенной копии), заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить  к расписке в получении запрашиваемого документа.

Без совершения указанных действий запрашиваемый заявителем  документ не может быть выдан его представителю.

В случаях, когда законом предусмотрена уплата государственной пошлины за выдачу запрашиваемых копии (дубликатов) документов, работник Приемной отдела делопроизводства может выдать запрашиваемый документ только после предоставления в суд квитанции или заверенной копии платежного поручения об оплате государственной пошлины в установленном размере. Указанная квитанция (копии платежного поручения) приобщается к обращению о выдаче соответствующего документа или в случае отсутствия данного обращения в Приёмную, к расписке в получении данного документа.

4.5. При выдаче через Приемную суда любого документа с лица, получающего документ, берётся расписка в его получении.

Расписка оформляется либо на обращении о выдаче запрашиваемого документа, либо на отдельном листе и должна содержать следующие сведения:

наименование документа (расписка);

фамилию, имя и отчество лица, получившего документы;

имя должностных лиц - наименование должности лица, получившего документ(ы);

наименование полученного (ых) документа (ов);

указание количества полученных экземпляров или количество листов приложений;

подпись лица, получившего документ (ы);

дату получения документа (ов).

4.6. Работник Приемной обязан проверить правильность оформления расписки, которая передается по принадлежности для приобщения к материалам дела/производства.

4.7. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются и оформляются в соответствии с требованиями инструкции по судебному  делопроизводству непосредственно работником Приемной или иными уполномоченными работниками аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности – в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями суда

5.1. В случаях, когда работник Приемной обращается к работникам других структурных подразделений суда, последние обязаны принять незамедлительные меры для разрешения соответствующей проблемной ситуации (например, проверить наличие дела в суде, установить запрашиваемую информацию по материалам соответствующего дела /производства и др.).

5.2. Работники Приемной обязаны соблюдать порядок передачи принятых документов в другие структурные подразделения суда, установленный пунктами 3.9 – 3.14 настоящего Регламента, требованиями Инструкции по судебному делопроизводству.

5.3. За содержание и правильность оформления выдаваемого через Приемную суда документа несёт ответственность уполномоченный работник аппарата суда, изготовивший данный документ.